Marketing automatisering: 7 workflows die echt werken

Als ondernemer bent u constant aan het schakelen. Content maken, social media bijhouden, cijfers bekijken en ondertussen ook nog uw klanten netjes te woord staan. Er zijn simpelweg te weinig uren in een dag. De goede boodschap: veel van dat werk hoeft u niet meer met de hand te doen. Met slimme, geautomatiseerde workflows volgt u leads op, houdt u klanten warm en verhoogt u uw omzet, ook op momenten dat u zelf niet achter uw computer zit.

In dit artikel bespreken we zeven workflows voor marketing automatisering die zich in de praktijk bewezen hebben. Van het eerste contact tot trouwe klant, en telkens met een concreet stappenplan zodat u er meteen mee aan de slag kunt.

Wat is een marketing automatisering workflow?

Een workflow is een vaste reeks acties die automatisch start zodra iemand iets doet. Denk aan een welkomstmail die de deur uit gaat zodra iemand zich inschrijft, of een herinnering wanneer iemand een winkelmandje laat staan. U stelt het een keer in, en daarna loopt het vanzelf.

Waarom dit de moeite waard is:

• U wint tijd terug. Repetitief handwerk verdwijnt, zodat u tijd overhoudt voor strategie en de dingen waar u echt goed in bent. Bedrijven die automatiseren zien de productiviteit van hun marketing- en salesteam gemiddeld met 14,5% stijgen.
• Uw boodschap is relevanter. U stuurt de juiste boodschap naar de juiste persoon op het juiste moment, gebaseerd op wat iemand daadwerkelijk doet. Dat voelt persoonlijker en levert meer betrokkenheid op.
• U volgt leads beter op. Niet iedereen koopt meteen. Een geautomatiseerde opvolging begeleidt geinteresseerden stap voor stap, wat zorgt voor fors meer gekwalificeerde leads.
• U haalt meer omzet uit uw contacten. Persoonlijke, goed getimede berichten leiden direct tot meer verkopen, van teruggewonnen winkelmandjes tot gerichte vervolgaanbiedingen.

1. Leadopvolging: van koud contact naar klant

Dit is misschien wel de belangrijkste workflow om mee te beginnen. Zodra iemand een gratis gids downloadt of zich aanmeldt voor uw nieuwsbrief, is dat het ideale startpunt voor een geautomatiseerde opvolging.

Hoe het werkt

U voedt de relatie met een potentiele klant door hem stap voor stap waardevolle informatie te geven. Zo bouwt u vertrouwen op en positioneert u uzelf als de vanzelfsprekende expert in uw vakgebied.

Zo pakt u het aan

• Start: Iemand vult een formulier in, bijvoorbeeld om een download te ontvangen.
• Direct: Stuur een e-mail met de gevraagde informatie en een bedankje.
• Na 3 dagen: Deel verdiepende content, zoals een blogartikel of een klantverhaal.
• Na 7 dagen: Laat een succesverhaal zien of nodig uit voor een webinar. Speel in op de branche of interesse van de lead.
• Na 12 dagen: Stuur een vriendelijk aanbod, bijvoorbeeld een gratis kennismaking of demo, gericht op het probleem dat u oplost.

Tip: Werk met leadscoring. Ken punten toe aan acties zoals een e-mail openen, op een link klikken of een pagina bezoeken. Bereikt iemand een bepaalde score, dan geeft u die persoon automatisch door aan uw verkoop. Wilt u zulke slimme opvolging opzetten? Bekijk onze mogelijkheden voor automatisering.

2. Winkelmandje terugwinnen: pak verloren omzet terug

Bijna 70% van de online winkelmandjes wordt verlaten. Dat is een enorme berg omzet die voor het oprapen ligt. Een geautomatiseerde herinneringsreeks is een van de snelste manieren om die terug te winnen.

Hoe het werkt

Deze workflow herkent bezoekers die producten in hun mandje legden maar niet afrekenden, en stuurt hen gerichte herinneringen.

Zo pakt u het aan

• Start: Een bezoeker van wie u het e-mailadres heeft, verlaat de site met producten in het mandje.
• Mail 1 (na 1 uur): Een vriendelijke herinnering: "Bent u iets vergeten?" Toon de achtergelaten producten. Vaak was een simpele afleiding de reden.
• Mail 2 (na 24 uur): Creeer een lichte urgentie en voeg vertrouwen toe, zoals reviews of antwoord op een veelgestelde vraag.
• Mail 3 (na 48 tot 72 uur): Overweeg een klein zetje, zoals gratis verzending of een kleine korting, om twijfelaars over de streep te trekken.

Resultaat: Met een goede reeks winnen bedrijven tot 10 a 15% van de anders verloren omzet terug. Zorg ook dat uw website snel en soepel afrekent, want dat voorkomt dat mensen sowieso afhaken.

3. Onboarding van nieuwe klanten: maak fans voor het leven

De eerste ervaringen van een nieuwe klant zijn bepalend. Een soepele start voorkomt dat mensen afhaken en legt de basis voor een langdurige relatie.

Hoe het werkt

Deze workflow begeleidt nieuwe klanten stap voor stap, helpt hen snel resultaat te boeken en bevestigt dat ze de juiste keuze maakten.

Zo pakt u het aan

• Start: Een nieuwe klant meldt zich aan of start een proefperiode.
• Mail 1 (direct): Een warme welkomstmail, het liefst persoonlijk namens u als eigenaar. Leg de eerste stappen uit en verwijs naar hulpinformatie.
• Mail 2 (dag 2): Richt op het eerste succesmoment. Een korte uitleg of video die een kernfunctie laat zien en meteen waarde levert.
• Mail 3 (dag 5): Deel een handige tip of een voorbeeld van een klant die mooie resultaten boekte.
• Mail 4 (dag 10): Een persoonlijke check-in. Vraag of alles naar wens is en bied hulp aan.

Onthoud: het doel is niet verkopen, maar helpen. Een klant die succes ervaart, blijft vanzelf.

4. Inactieve contacten heractiveren

Elke e-maillijst kent contacten die na verloop van tijd stil worden. Ze openen uw mails niet meer. Een heractiveringscampagne, ook wel een win-back genoemd, blaast een deel van die lijst weer leven in.

Hoe het werkt

Deze workflow richt zich op contacten die al een tijd (bijvoorbeeld 90 dagen) niets meer openden. Het doel is hun aandacht terugwinnen, of hen anders netjes van de lijst halen zodat uw e-mails beter blijven aankomen.

Zo pakt u het aan

• Start: Een contact opende de afgelopen 90 dagen geen enkele mail.
• Mail 1: Een prikkelende onderwerpregel als "Missen we u?" Laat weten dat u de interactie mist en toon uw populairste content van de laatste tijd.
• Mail 2 (na 7 dagen): Een exclusief aanbod of unieke content, met de boodschap dat u hen graag terugwint.
• Mail 3 (na 14 dagen): De laatste poging. Leg uit dat u hen van de lijst haalt als ze niet reageren, en geef een duidelijke knop om aangemeld te blijven.

Resultaat: Activeert u maar 5 tot 10% van uw inactieve lijst opnieuw, dan is dat pure winst. De rest verwijderen verbetert bovendien uw open rates en uw reputatie als afzender.

5. Reviews en aanbevelingen verzamelen

Positieve reviews zijn goud waard. Ze overtuigen twijfelende klanten als geen ander. Alleen: klanten vergeten vaak een review achter te laten. De oplossing is er simpelweg op het juiste moment om vragen.

Hoe het werkt

U automatiseert de vraag om een review na een geslaagde aankoop of dienst.

Zo pakt u het aan

• Start: De klant heeft zijn bestelling ontvangen of de dienst is afgerond. Wacht een paar dagen zodat hij het heeft kunnen ervaren.
• Stap 1: Een korte, persoonlijke mail: "Hoe bevalt het?" Vraag of alles naar wens is.
• Stap 2 (bij een positieve reactie): Vraag of hij zijn ervaring wil delen op uw reviewplatform en maak het makkelijk met een directe link.
• Stap 3 (bij een negatieve reactie): Leid de klant naar een intern formulier of neem persoonlijk contact op. Zo vangt u onvrede op voordat die openbaar wordt en toont u sterke service.

6. Upsell en cross-sell: haal meer uit bestaande klanten

Verkopen aan een bestaande klant is een stuk makkelijker en goedkoper dan een nieuwe klant binnenhalen. Gebruik aankoopgegevens om automatisch slimme vervolgaanbiedingen te doen.

Hoe het werkt

Deze workflow kijkt naar wat een klant kocht en stelt op basis daarvan een aanvullend product (cross-sell) of een uitgebreidere versie (upsell) voor.

Zo pakt u het aan

• Start: Een klant koopt product X.
• Cross-sell: Wordt product X vaak samen met product Y gekocht (denk aan een camera en een tas), stuur dan na een week: "Haal alles uit uw aankoop met dit accessoire."
• Upsell: Kocht een klant al meerdere instapproducten, laat dan de voordelen van een premiumversie of voordeelpakket zien.
• Verbruiksartikelen: Bij producten die opraken (koffiebonen, printerinkt) stuurt u een herinnering net voordat de voorraad op is: "Tijd om bij te bestellen?"

7. Verjaardag en jubileum: bouw aan een persoonlijke band

Iedereen voelt zich graag even speciaal. Een geautomatiseerde felicitatie bij een verjaardag of klantjubileum is een simpele maar verrassend effectieve manier om sympathie voor uw merk te kweken.

Hoe het werkt

U verzamelt de geboortedatum bij aanmelding (optioneel) of gebruikt de datum waarop iemand klant werd. Op die dag verstuurt de workflow automatisch een bericht.

Zo pakt u het aan

• Start: De datum van vandaag valt samen met de verjaardag of het klantjubileum.
• Actie: Stuur een feestelijke, persoonlijke felicitatie. Combineer die eventueel met een klein cadeautje, zoals een kortingscode of gratis verzending bij de volgende bestelling.

Tip: houd het oprecht. Een felicitatie zonder verkooppraatje werkt soms zelfs beter. Het gaat om het gebaar.

Conclusie: begin vandaag met automatiseren

Marketing automatisering is geen luxe meer, maar een logische stap om bij te blijven. De zeven workflows in dit artikel zijn geen ingewikkelde theorie, maar praktische stappen die u meteen kunt toepassen. Ze besparen u tijd, maken uw communicatie persoonlijker en zorgen voor meer omzet.

Het geheim zit in klein beginnen. Kies een of twee workflows met de meeste impact voor uw bedrijf, bijvoorbeeld leadopvolging of het terugwinnen van winkelmandjes, en zet die op. Meet het resultaat, verbeter waar nodig en breid van daaruit uit. De techniek is er al, u hoeft hem alleen nog voor u te laten werken. Automatisering werkt bovendien het beste in combinatie met een sterke online vindbaarheid, zodat er ook echt nieuwe contacten binnenkomen om op te volgen.

Benieuwd hoe automatisering uw specifieke bedrijfsprocessen kan versnellen? Plan een gratis gesprek en we denken vrijblijvend met u mee.